Berdasarkan fungsinya, arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis dikelola oleh lembaga pencipta atau pemiliki untuk arsip perorangan dan digunakan oleh lembaga  atau orang yang bersangkutan, bukan untuk pihak lain. Hal ini dikarenakan arsip dinamis adalah arsip yang masih digunakan untuk pelaksanakan kegiatan operasional organisasi/aktifitas pemiliki. Maka ia bersifat tertutup. Apabila informasi yang terkandung dalam arsip tersebut sampai diketahui oleh pihak lain yang tidak berhak maka akan mempengaruhi pelaksanaan operasional lembaga atau mengganggu aktifitas bahkan akan merugikan pemilik.

Sedangkan arsip statis berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku dikelola oleh lembaga kearsipan baik di tingkat pusat maupun di daerah propinsi dan kabupaten/kota untuk digunakan oleh masyarakat umum, bukan hanya lembaga pengelola  (lembaga kearsipan). Hal ini dikarenakan arsip statis bersifat terbuka. Ia tidak lagi digunakan oleh lembaga pencipta atau pemilik. Tetapi karena ia mengandung nilai informasi yang bermanfaat untuk kemaslahatan umat baik untuk kepentingan pemerintahan, penelitian, pendidikan, serta pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, maka tersebut wajib dikelola, dipelihara, dan dilestarikan.