Istansi , Perlu Menangani Arsip Media Baru

Oleh : Anna N. Nuryani, Dra

Penyelenggaraan  kearsipan sehari-hari di Instansi, media kertas atau  tekstual merupakan media arsip yang umum digunakan. Namun tanpa kita sadari bahwa dalam melaksanakan tugas dan fungsi, instansi telah menghasilkan suatu rekaman informasi dalam bentuk khusus, yang sering disebut sebagai arsip media baru. Arsip tersebut informasinya terekam dalam bentuk dan karakteristik yang bersifat khusus dan memerlukan alat bantu untuk mengetahui informasi yang terkandung didalamnya.

Selain itu kemunculan komputer juga telah menciptakan arsip bentuk baru, yang kita kenal dengan ‘arsip elektronik’ dengan dipergunakannya komputer sebagai sarana kerja maka hasil kerja perkantoran banyak dibuat, didistribusikan, disimpan, serta ditemukan kembali dengan menggunakan komputer. Satu hal yang perlu dicatat disini adalah bahwa pada masa-masa mendatang jenis arsip ini nampaknya lebih mendominasi dibandingkan jenis arsip kertas, sehingga tidak dapat dipungkiri lagi, bahwa Instansi sebagai pencipta arsip harus mensikapi perkembangan teknologi informasi ini dengan baik.

Oleh karena itu arsip sebagai sumber informasi, pusat ingatan, alat bukti ,sekaligus sebagai referensi kerja, yang terdiri dari berbagai bentuk baik kertas maupun media baru perlu dikelola dengan baik dengan dukungan sistem yang baku, organisasi yang mantap, tenaga-tenaga yang professional dan anggaran yang memadai.

Sehubungan dengan hal tersebut Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah pada tahun anggaran 2010 berusaha tanggap dengan kebutuhan betapa pentingnya menangani arsip Media Baru ini, karena sifat dan bentuknya yang unik maka perlu pengananan khusus dan pengetahuan khusus yang perlu diketahui untuk dapat menyelamatkan arsip-arsip Media Baru di Instansi. Oleh karena itu selama 4 hari  mulai tanggal 12 – 15 April 2010 , di Hotel Brongto, Jl Mangkuyudan ,Yogyakarta telah dilaksanakan Bimbingan Teknis Penanganan Arsip Media Baru ,yang diikuti oleh petugas  dari Instansi di lingkungan Provinsi DIY, dengan tujuan agar Instansi dapat menangani arsip Media baru ini sesuai aturan yang berlaku  sehingga arsip Media baru yang tercipta dapat digunakan sebagai bukti /rekamam kegiatan dan  dapat dilayankan pada saat dibutuhkan

Ada hal yang menarik dari pelaksanaan Bimbingan Penanganan Arsip Media Baru ini yaitu adanya kunjungan ke Badan Arsip dan Perpustakaan Jawa Tengah yang sudah banyak melaksanakan pengelolaan Arsip Media Baru , yang dapat membuka wawasan dan wacana peserta bimbingan untuk segera menangani arsip arsip yang tercipta di instansinya yang berbentuk khusus tersebut.